Vous n’êtes pas sans savoir que l’inventaire est une partie de votre activité que vous devez gérer sur le bout des doigts !
Pour vous aider à comprendre tous les principes relatifs à cette caractéristique de la comptabilité, découvrez tout de suite les règles élémentaires de base pour réussir un inventaire, et surtout, les 3 étapes qui vous permettront d’y parvenir avec brio.
1. Les règles élémentaires de l’inventaire
L’inventaire est une procédure interne de gestion des stocks qui permet de comptabiliser le nombre exact de marchandises et de produits finis présents dans votre entrepôt ou magasin à un instant T.
Comme l’exige le Code du commerce, l’inventaire comptable est une obligation légale, et de ce fait, vous êtes tenu de recenser le patrimoine de votre société au minimum une fois par an.
Cependant, rien ne vous empêche de réaliser un comptage de vos produits au cours de l’année ; cela vous permettra d’ailleurs de faire le point sur l’écoulement de vos matières premières afin d’éviter les potentielles ruptures de stock et d’être en adéquation avec votre stock final et les données stockées dans votre logiciel de gestion des stocks.
L’utilisation d’un simple tableur ou de votre logiciel de comptabilité vous permettra de valoriser très facilement ces éléments.
Quel que soit le type d’inventaire réalisé, les étapes à suivre seront toujours les mêmes ! Néanmoins, la réussite d’un inventaire dépendra du respect de certaines règles de base, à savoir :
- la préparation
- l’identification ;
- la méthode ;
- le double comptage ;
- la finalisation.
Afin de constater les éventuelles anomalies de stock entre la réalité et le stock enregistré dans votre logiciel, vous pouvez avoir recours à différentes méthodes :
- l’inventaire manuel : il s’agit de la méthode la plus rapide si vous disposez de peu de produits à contrôler ;
- l’inventaire par lecteur de codes-barres : cette méthode peut être très appréciée et très pratique pour les commerçants qui disposent déjà d’une « douchette » pour scanner leurs produits. Grâce à la connexion entre l’ordinateur portable et la « douchette », vous n’aurez qu’à vous déplacer dans les rayons pour biper vos marchandises, le logiciel s’occupera ensuite de contrôler et de gérer les anomalies ;
- l’inventaire via un appareil spécifique : la plupart de ces appareils sont mobiles et contrairement aux lecteurs de codes-barres, ne nécessitent pas d’être reliés à un appareil secondaire. Après la saisie de vos marchandises, vous n’aurez plus qu’à brancher l’appareil à votre ordinateur, qui procédera à la récupération du fichier de codes-barres.
2. Comment procéder ? Les 3 étapes d’un bon inventaire
Plus vos stocks sont importants, plus ils nécessitent du temps et de l’organisation dans la mise en œuvre de l’inventaire.
Pour vous assurer un comptage exemplaire et réussir votre inventaire, suivez ces quelques étapes simples au pied de la lettre !
Étape 1 – La préparation
– Faites un planning précis du jour où vous souhaitez réaliser l’inventaire.
– Déterminez les employés requis pour exécuter cette tâche.
– Formez vos salariés sur la procédure à suivre.
– Cessez tous mouvements de stocks, et dans la mesure du possible, prévoyez la fermeture de votre boutique ou faites votre inventaire en dehors des heures d’ouverture.
– Mettez de l’ordre dans votre magasin ou entrepôt. Par la même occasion, profitez-en pour faire un brin de ménage.
– Vérifiez quelques jours en amont que vos étiquetages soient correctement marqués.
– N’hésitez pas à baliser les zones de travail.
– Munissez-vous du matériel nécessaire pour sa bonne réalisation : lecteurs codes-barres, stylos, blocs-notes, balances, couteaux, scotch, etc.
Étape 2 – La mise en œuvre
– Donnez à votre équipe de comptage vos procédures d’inventaire.
– Déterminez un responsable d’inventaire pour les éventuelles questions.
– Déléguez cette tâche à un fournisseur externe si vous ne pensez pas avoir les compétences pour le réaliser vous-même ou si vous ne disposez pas du matériel nécessaire ; user de cette méthode peut parfois s’avérer plus rentable.
Étape 3 – La clôture
– Regroupez toutes vos feuilles de comptage, le cas échéant.
– Enregistrez les écarts d’inventaire.
– Transférez les pièces manquantes vers les comptes corrects.
3. Bonus : que se passe-t-il après l’inventaire ?
Une fois ces 3 étapes réalisées, que doit-on faire ?
L’inventaire des stocks met en évidence ce que l’on appelle dans le jargon « une démarque », c’est-à-dire un ensemble d’anomalies sur vos produits finis ou marchandises.
Elles sont généralement classées selon 2 types :
- une démarque connue, qui correspond à des produits absents de votre stock, mais dont la cause est clairement identifiée : casse, vols identifiés… ;
- une démarque inconnue, qui correspond à des produits qui devraient être dans votre stock, mais qui n’y sont pas pour des raisons inconnues : oublis, erreurs, mauvaise identification ou étiquetage, etc.
Ce deuxième point ne doit pas être pris à la légère et nécessitera de votre part la mise en place d‘actions afin de les réduire au maximum. En effet, comme chacun le sait, la présence d’un trou injustifié dans un stock est une énorme perte d’argent pour l’entreprise !
Réaliser un inventaire n’a rien de très compliqué.
Grâce à une bonne méthodologie, à une équipe formée sur qui vous pouvez compter et à des outils de gestion adaptés, vous devriez réussir à coup sûr et avec brio cette étape indispensable et obligatoire de votre bilan comptable annuel.
