Quand vous pensez aux avantages d’un logiciel de caisse enregistreuse, il est probable que la simplification des opérations de contrôle des stocks et des clients vous vienne à l’esprit en premier. La plupart des propriétaires de commerces ne sont même pas conscients du fait que les logiciels de caisse accompagnés d’un logiciel de comptabilité peuvent également simplifier la comptabilité.
L’amélioration de suivi des ventes et des stocks peut améliorer la précision et l’efficacité des tâches de comptabilité pour les petites entreprises, en particulier lorsque le logiciel de caisse et le logiciel de comptabilité sont intégrés ensemble.
Découvrez en 5 points comment une caisse enregistreuse tactile peut-vous aider à faciliter votre comptabilité :
1. Gestion des clients et des fournisseurs avec un logiciel de comptabilité
Une fois que vous avez intégré votre logiciel de point de vente avec votre programme de comptabilité, vous n’aurez jamais à ressaisir des informations redondantes comme vos fournisseurs ou vos clients. Lorsque votre équipe de vente apporte des modifications aux informations de contact client comme l’ajout d’une adresse ou la modification d’un numéro de téléphone, votre logiciel de comptabilité affichera instantanément les modifications.
Mieux encore, les soldes des comptes seront mis à jour en temps réel, ce qui élimine ainsi le risque d’erreurs de facturation. De même, les informations de contact de vos fournisseurs et les stocks seront mis à jour instantanément, de sorte que vous n’aurez jamais à vous soucier d’un paiement proche de l’échéance. Vous aurez également un suivi beaucoup plus facile des informations de vos fournisseurs mais aussi de vos clients qui seront automatiquement enregistrés.
2. TVA collectée
Chaque fois que vous effectuez une vente avec votre caisse tactile, les paiements sont enregistrés en détail par le logiciel. La TVA est automatiquement séparée du coût des marchandises, et si lors d’une transaction vous avez plusieurs taux de TVA, les montants seront crédités correctement. Toutes les informations de la TVA seront parfaitement partagées avec votre logiciel de comptabilité, ce qui rend plus facile le versement et les paiements de la TVA. Vous n’aurez plus à vous soucier des erreurs de saisie de données et des amendes coûteuses que vous pouvez risquer.
3. Inventaire et stock
Le logiciel de caisse peut grandement simplifier le contrôle des stocks, et lorsque vous intégrez le programme avec votre logiciel de comptabilité, vous pouvez tirer de nombreux avantages. Chaque fois que vous remplissez un bon de commande, votre inventaire sera automatiquement mis à jour pour refléter où les marchandises sont et quand elles doivent arriver. Vous pouvez avoir un suivi beaucoup plus précis du coût des marchandises vendues et les revenus générés par chaque élément dans votre inventaire. Avec le partage de l’information en temps réel, vous serez en mesure de déterminer rapidement la valeur de votre inventaire actuel en quelques secondes.
4. Saisies comptables
Imaginez combien de temps vous pourriez économiser si vous n’aviez pas à entrer manuellement les entrées du grand livre dans votre quotidien. L’intégration de votre logiciel de caisse avec un logiciel de comptabilité peut vous simplifier grandement cela. Les derniers logiciels comme les caisses enregistreuses tactiles peuvent vous aider à mettre à jour instantanément les comptes débiteurs/créditeurs, les stocks, et les dépôts clients en temps réel. Vous serez en mesure de vérifier le solde de tout compte général avec un simple coup d’œil rapide et pourrez être sûr de son exactitude. En éliminant le risque d’erreurs de saisie de données, vous pouvez être certain que les rapports comme votre bilan et compte de résultat sont les véritables reflets de vos états financiers.
5. Ventes de rapports de données
Une fois que le logiciel de caisse est entièrement intégré, veiller à ce que les ventes soient enregistrée avec précision dans votre logiciel de comptabilité devient une tâche facile. Lorsqu’une transaction est effectuée, le logiciel de comptabilité recevra les informations et les dossiers seront automatiquement mis à jour.
Un détail mais pas le moindre est que le processus d’installation est souvent très facile. Les entreprises peuvent généralement faire le processus eux-mêmes ou bien faire appel à une équipe dédiée qui vous aidera au paramétrage du logiciel de caisse. Une fois l’intégration terminée, vous aurez tous les avantages pour faciliter votre gestion et votre comptabilité.
À noter qu’à partir du 1er janvier 2018, les entreprises auront l’obligation d’utiliser un système de caisse sécurisé satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. La conformité doit être prouvée par un certificat d’un organisme tiers ou par une attestation de l’éditeur. Il doit être présenté à l’administration fiscale en cas de contrôle. A défaut, le détenteur du logiciel s’expose à une sanction d’amende de 7 500 € par unité de saisie utilisant le logiciel non sécurisé.
