Pour les entreprises ou les commerces les courriers et papiers administratifs doivent être conservés pendant une durée minimale, au cas où ils seraient réclamés lors d’un contrôle par l’administration fiscale. Alors, quels sont les documents légaux à conserver et pendant combien de temps faut-il les garder ?
Chez AddictGroup, nous cherchons à aider les petites entreprises et commerces de proximité en proposant sur notre blog des réponses aux diverses problématiques qu’une société peut rencontrer.
À lire : Logiciel de gestion et d’encaissement obligatoire en 2018
Quels sont les documents administratifs à conserver :
Documents de l’Assurance :
- Les contrats d’assurance habitation, quittances, primes d’assurance, document de résiliation, preuves de règlement doivent être conservés pendant 10 ans
- Le relevé d’information automobile doit être gardé en permanence.
Documents de la voiture :
- PV et amendes doivent être conservés pendant 3 ans
- Les factures d’achats, de réparations et certificats de cession du véhicule sont à garder pendant la durée de conservation du véhicule.
Documents de travail :
- Bulletins de salaire, contrats de travail : jusqu’à la liquidation de la retraite
- Attestation ASSEDIC ou Pôle emploi : jusqu’à l’obtention de l’allocation de chômage
- Reçu pour solde de tout compte : pendant 6 mois
- Bulletins de paiement de la pension de retraire : en permanence
- Notes de frais : pendant 3 ans.
Documents de banque :
- Chèques à encaisser : pendant une période de 1 an et 8 jours. Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé, mais la dette reste due
- Contrat de prêt : pendant 2 ans à partir de la dernière échéance
- Relevés de compte et talons de chèque : pendant 5 ans. Un débit frauduleux peut-être contesté dans un délai maximum de 18 mois
- Tickets de carte bancaire : jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant
- Convention de compte bancaire : pendant toute la durée d’ouverture du compte.
Impôts et taxes :
- La déclaration de revenus et avis d’imposition sur le revenu doit être conservé 3 ans à partir de l’année qui suit l’année d’imposition, en cas de droit de reprise de l’administration
- Avis d’impôts locaux : pendant 1 an ou 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement.
Attention : les durées indiquées sont des durées minimales durant lesquels l’administration fiscale dispose d’un droit de reprise. Les documents administratifs peuvent être gardés plus longtemps. Comme les déclarations de revenus ou l’avis d’imposition.
À lire : Le meilleur logiciel de caisse et de gestion administrative certifié NF525
